開好分銷商會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)

　　人無利，不起早。大凡商業(yè)活動(dòng)，只要是涉及到有資源費(fèi)用投入的，都是有一定的指向性。要么是為了獲得什么利益，要么是為了解決什么問題。一般來說，這經(jīng)銷商花錢把下屬的分銷商聚起來開會(huì)，必然是有所圖，有所求的。

　　第一，作為會(huì)議的發(fā)起者，經(jīng)銷商首先得明確，這次開會(huì)是為了什么？那種純粹的聯(lián)誼會(huì)幾乎是不存在的，經(jīng)銷商組織這類會(huì)議，不可能僅僅只是請(qǐng)大家吃吃喝喝那么簡(jiǎn)單，在大多數(shù)情況下，經(jīng)銷商召開的分銷商會(huì)議的目的是：

　　A：客情聯(lián)誼，增加雙方的感情交往。

　　B：希望老客戶能帶些潛在新客戶一同前來，便于經(jīng)銷商開發(fā)新的分銷商。

　　C：解釋，或是解決相關(guān)的問題。

　　D：與產(chǎn)品及銷售相關(guān)的，例如訂貨會(huì)或是新產(chǎn)品推介會(huì)。

　　E：做階段性的銷售工作回顧，介紹下階段工作的規(guī)劃。

　　總而言之，開會(huì)不僅僅是為了開會(huì)。經(jīng)銷商得清楚，希望通過這會(huì)具體來解決什么問題，或者是達(dá)成什么樣的目標(biāo)，這樣也便于會(huì)后的效果評(píng)估。

　　第二，在確定會(huì)議目的后，接下來的事情就是確定會(huì)議費(fèi)用的預(yù)算了，也就是打算花多少錢來舉辦這次的會(huì)議。有錢好辦事，當(dāng)然，這追求少花錢多辦事，也是商人的本性所在。在經(jīng)銷商確定自己的費(fèi)用預(yù)算后，再來與上游的廠家進(jìn)行溝通。一般來說，這類的會(huì)議都需要上游廠家的參與及支持。與廠家的溝通內(nèi)容主要分為兩塊，一是看廠家能在人財(cái)物方面能給予那些支持，二是在內(nèi)容設(shè)計(jì)方面征求廠家的意見和配合形式。在有些時(shí)候，這類分銷商會(huì)議可能還得以廠家的名義出現(xiàn)和主導(dǎo)，所以，廠家的意見和支持配合非常重要。

　　這里需要注意的是，廠家代表的出現(xiàn)，應(yīng)從行業(yè)和專業(yè)角度出現(xiàn)，只談行業(yè)和產(chǎn)品本身，發(fā)言內(nèi)容盡量避開與經(jīng)銷商的合作方面，原則上盡量避免廠家代表在發(fā)言中對(duì)經(jīng)銷商的認(rèn)可和支持，認(rèn)可很容易造成廠家和經(jīng)銷商穿一條褲子共同來忽悠分銷商的感覺。

　　第三，在明確上游廠家的配合投入和參與形式后，再來與下游客戶（也就是即將參加會(huì)議的分銷商們）進(jìn)行意見征詢，選擇部分分銷商進(jìn)行溝通，征求相關(guān)的反饋意見和建議。這一步很重要，事先與分銷商的溝通與意見反饋，一方面是優(yōu)化會(huì)議內(nèi)容的設(shè)計(jì)，提升會(huì)議內(nèi)容的貼合度，另外一方面，這也是對(duì)分銷商的一種尊重，增強(qiáng)分銷商會(huì)議的參與度和興趣度。

　　第四，在上下游的意見和參與狀況確定后，經(jīng)銷商就得進(jìn)行整體會(huì)議的內(nèi)容設(shè)計(jì)，這內(nèi)容設(shè)計(jì)主要包括：

　　1．時(shí)間、場(chǎng)地、參與對(duì)象的確定。

　　2．招待項(xiàng)目設(shè)計(jì)，例如餐飲、娛樂、參觀活動(dòng)等方面。

　　3．會(huì)議內(nèi)容的先后次序設(shè)計(jì)，也就是具體每個(gè)會(huì)議組成項(xiàng)目的順序。

　　4．發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容的確定。

　　5．會(huì)議所涉及物品、獎(jiǎng)品的確定與采購。

　　6．用于會(huì)場(chǎng)的布置、突出會(huì)場(chǎng)氛圍的用品，例如會(huì)場(chǎng)外的橫幅、氣膜拱門、X展架、POP等宣傳裝飾品，安排這些用品的制作。

　　7．工作會(huì)議工作人員、車輛、器材的確定

　　8．會(huì)議手冊(cè)的編撰、印刷

　　9．會(huì)議請(qǐng)?zhí)脑O(shè)計(jì)、印刷

　　第五，參會(huì)人員的邀請(qǐng)。相關(guān)的籌備工作初步到位后，便得要邀請(qǐng)相關(guān)的參與人員了。這類的分銷商會(huì)議，自然是以分銷商為主導(dǎo)。除此之外，根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容設(shè)計(jì)，還得邀請(qǐng)相關(guān)的廠家代表、零售終端的代表，若有條件，還可考慮邀請(qǐng)相關(guān)的政府職能機(jī)關(guān)代表，以及相關(guān)方面的專家。在邀請(qǐng)客戶時(shí)，若對(duì)方是夫妻雙方同時(shí)從事經(jīng)營(yíng)管理工作，則應(yīng)該同時(shí)邀請(qǐng)夫妻二人一起前來，除非特別必要，原則上不邀請(qǐng)分銷商老板的下屬前來。

　　具體的邀請(qǐng)形式分為三步，首先是電話告知，對(duì)方初步表達(dá)參與意愿后，再給對(duì)方發(fā)寄正式的請(qǐng)?zhí)?，以示正式。在?duì)方收到請(qǐng)?zhí)?，再一次以電話形式進(jìn)行確認(rèn)。

　　這里需要注意的是，詳細(xì)說明會(huì)議內(nèi)容及安排的會(huì)議手冊(cè)需要隨同請(qǐng)?zhí)煌l(fā)寄給被邀請(qǐng)對(duì)象，尤其是需要在會(huì)議安排文件中一定要明確告訴分銷商，這次開會(huì)的參會(huì)人員、開會(huì)的背景和原因、會(huì)議主題、會(huì)議會(huì)涉及到那些具體事務(wù)和問題，讓分銷商提前有所準(zhǔn)備，至少心里要很清楚這次開會(huì)是為什么，避免出現(xiàn)分銷商搞不清經(jīng)銷商葫蘆里賣什么藥，從而出現(xiàn)對(duì)會(huì)議存在一定的懷疑和抵觸的狀況。

　　第六，會(huì)議發(fā)言內(nèi)容的安排。開會(huì)開會(huì)，有人講話有人聽，要是大家都來說，那就亂了，所以，在會(huì)議內(nèi)容的設(shè)計(jì)中，有個(gè)很重要的環(huán)節(jié)就是發(fā)言人和發(fā)言內(nèi)容，一般來說，這類分銷商的會(huì)議發(fā)言人和相關(guān)發(fā)言內(nèi)容一般由如下結(jié)構(gòu)組成：

　　1．經(jīng)銷商老板，感情角度：感謝分銷商，表達(dá)合作態(tài)度，以及下階段的市場(chǎng)計(jì)劃等。

　　2．廠家代表，行業(yè)角度：行業(yè)現(xiàn)狀，最新動(dòng)態(tài)，發(fā)展趨勢(shì)，新產(chǎn)品信息，專業(yè)層面問題解釋。

　　3．終端代表，表達(dá)需求為主，注重微觀層面，從另外一個(gè)角度向分銷商灌輸相關(guān)的市場(chǎng)信息。

　　4．政府職能機(jī)構(gòu)代表，宏觀角度，相關(guān)的政策法規(guī)及其變化狀況。

　　5．專家，專業(yè)角度，針對(duì)分銷商當(dāng)前所存在的問題和困難，從專業(yè)角度進(jìn)行一些分析和解決方案的說明。

　　第七，會(huì)議中的細(xì)節(jié)安排：

　　1．保持會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)有足夠的通風(fēng)條件，以及足夠的氧氣含量及適宜的溫度。

　　2．在會(huì)議時(shí)間段設(shè)計(jì)方面，會(huì)議的重點(diǎn)時(shí)段是上午的八點(diǎn)半到十二點(diǎn)，下午原則上不安排會(huì)議及發(fā)言，一般安排訂貨和新產(chǎn)品推介工作。還可考慮在晚上八點(diǎn)以后安排相關(guān)的討論性會(huì)議。

　　3．會(huì)議禮品一般安排在會(huì)議結(jié)束后發(fā)放。

　　4．安排經(jīng)銷商老板與每位參會(huì)人員的合影，會(huì)議結(jié)束時(shí)再有個(gè)總的合影，會(huì)議照片沖洗后，加上相框再送給參會(huì)人員。

　　一場(chǎng)成功的分銷商會(huì)議，費(fèi)用投入只是一方面，更重要的是會(huì)議的整體設(shè)計(jì)，和對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注，尤其不可缺的是前期的多方溝通和籌備工作。若是設(shè)計(jì)及籌備到位，即便是很小的費(fèi)用投入，照樣能開個(gè)圓滿的分銷商會(huì)議。

　?。ㄘ?zé)編 朱禹韜）