采購的原則和注意事項

　　采購管理技術和信息管理技術、物流管理技術并稱為現(xiàn)代連鎖業(yè)的三大核心技術。而采購管理技術水平的高低直接反映了企業(yè)核心競爭力的高低,因而提高采購管理水平具有戰(zhàn)略意義。

加強采購管理，首先要注意三原則，即公正透明原則（即相對公正透明的采購條件和標準）、優(yōu)勝劣汰原則（即為各品類創(chuàng)造優(yōu)勝劣汰的競爭環(huán)境）、收益最大原則（即銷售流水量和毛利等指標方面收益最大）。其次還要注意在采購機構(gòu)的管理、采購過程的全程監(jiān)督等八個方面的問題，其中采購機構(gòu)、采購制度、信息管理等構(gòu)成采購體系的三大基本要件，而市場調(diào)查、品類規(guī)劃、采購談判、物流配送和銷售跟進構(gòu)成采購體系的五個環(huán)節(jié)。

　　一、機構(gòu)與制度

　　營運機構(gòu)通常分為采購部、銷售部（營運部）、市場部、財務部、客服部（物流一般由客服部門來完成）。采購是各部門共同協(xié)作的工作環(huán)節(jié)，因而要提高采購水平，就必須先從各部門著手，完善每個部門的制度與運作流程，提高各部門的協(xié)作水平。如對于銷售部門來說，要作好新產(chǎn)品的上柜和銷售統(tǒng)計，盡快消化庫存，促進下一次采購；對于市場部來說，則是隨時跟蹤市場動態(tài)，為采購提供信息支持；對于財務部來說，要優(yōu)化采購產(chǎn)品財務結(jié)算流程等等。

　　加強采購部門的管理，要采用科學的考核制度。目前眾都有監(jiān)督部門，用來防止采購人員的收取紅包與暗扣等腐敗現(xiàn)象，但工作很難深入，部門設置往往流于形式且不能對采購人員進行有效的引導與促進。因此要加強監(jiān)督更要進行全面考核，如考核采購產(chǎn)品的毛利率指標、庫存商品周轉(zhuǎn)天數(shù)、新品引進率、通道利潤指標、商品淘汰指標等。通過全面的考核指標來加強對采購過程的全程指引與監(jiān)控。

　　二、信息管理

　　信息化可以非常有效地提高信息收集、匯總、分析的效率，支持其決策、運作和管理。特別是要實現(xiàn)統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配送等目標，高效的信息處理是根本保證。

　　企業(yè)信息化的具體內(nèi)容也很多，如對整個連鎖企業(yè)的投資、投資收益、經(jīng)營收益進行管理，監(jiān)測這些運行指標的達成情況，還包括對分店的銷售進行管理，對整個供應鏈進行管理，也包括為物資調(diào)配達到理想的效果對采購配送的管理。

　　信息化建設對于連鎖經(jīng)營企業(yè)來說，其復雜因素分布廣泛，采用集中處理的方式建立系統(tǒng)則數(shù)據(jù)流量很大，通訊要求較高。如采用分布的方式建立系統(tǒng)則技術要求較高，數(shù)據(jù)管理模型復雜。以目前的情況來看，多數(shù)大型家電都采用了ERP管理系統(tǒng)，用來建立連鎖企業(yè)的信息處理中心。

　　三、市場調(diào)查

　　“知已知彼”的策略對于采購同樣重要，知彼就是指行業(yè)市場信息和競爭對手情況，要隨時掌握市場動態(tài)、跟蹤競爭對手，從而及時調(diào)整采購策略，要做好這些就必須要依賴相應的市場調(diào)查制度來實現(xiàn)。市場調(diào)查分為定期調(diào)查和隨時調(diào)查，平時要定期搜集行業(yè)內(nèi)各家電品牌的廣告信息、活動信息等，定期匯總成《品牌市場信息表》，這些信息都是制定采購策略的基本依據(jù)。另外還要定期去調(diào)查各競爭對手部分品類的價格，匯總成《競爭品類采價表》，及時調(diào)整自己的價格策略，同時也通過分析找出競爭對手的拳頭產(chǎn)品和薄弱項，進而確定自己的利基市場。如調(diào)查得出關鍵對手的拳頭產(chǎn)品是彩電品類，那就應該避實就虛調(diào)整成對方相對薄弱的品類。

　　四、品類規(guī)劃

　　要作好品類采購規(guī)劃，首先要確定總的采購計劃和各分部的采購規(guī)模，這是指導采購的大綱。其次要根據(jù)營銷策略而確定采購策略，如哪些采購是用來沖量的產(chǎn)品，哪些是用來提高利潤的產(chǎn)品，哪些是專門制衡競爭對手的產(chǎn)品，哪些是用來裝門面出形象的產(chǎn)品等，根據(jù)這些營銷策略從而確定采購的細則，再者根據(jù)銷售淡旺季對采購進行規(guī)劃，如在3月份就要開始準備空調(diào)采購備戰(zhàn)，在國慶到來之前要早早開始做好如彩電、冰洗的準備。還有就是確定采購分工的規(guī)劃即確定哪些是集中采購，哪些是分散采購。集中采購能體現(xiàn)出規(guī)模優(yōu)勢，而分散采購則更顯出靈活優(yōu)勢，集中采購與分散采購互相結(jié)合，則自然在體現(xiàn)出家電連鎖規(guī)模優(yōu)勢的同時，而又不失單店經(jīng)營的靈活性。

　　五、采購談判

　　采購談判通常有新品引進談判、產(chǎn)品補貨談判、專項采購如重大節(jié)日和開店店慶談判等，而這些談判多是圍繞一些基本項目、必要項目和建設性項目而進行?；卷椖渴遣少彯a(chǎn)品價格、數(shù)量及供貨時間、方式、帳期、各項目協(xié)議，必要項目是指扣點、返利、是否有贈品，相關售后服務等，而建設性項目是指促銷費、廣告費、促銷活動支持等。要根據(jù)自身的經(jīng)營戰(zhàn)略對每項細節(jié)進行研究與談判，從而爭取到更多的銷售資源和有利條件。

　　采購人員在爭取政策與資源的同時也在扮演著家電產(chǎn)品“伯樂”的角色，通過市場調(diào)查找出具有較大提升潛力的品牌與產(chǎn)品，對這些作為重點引進品牌進行重點談判，重點支持。對于市場表現(xiàn)較差的品牌與產(chǎn)品則根據(jù)優(yōu)勝劣汰的原則進行淘汰。

　　六、物流配送

　　采購到位只是完成了一半，要及時地配送到位就需要完善且成熟的物流體系來完成。從工廠到商場這段流程通常是由制造商或供貨商來完成，但作為采購方應提前估算好生產(chǎn)周期和在途時間，這樣采購的產(chǎn)品才有可能在預定的時間到位。

　　因為資金占用和庫存規(guī)模等問題，總店及各分店不可能備貨太多，這就要求各分店根據(jù)平時的銷售情況確定最現(xiàn)實的備貨額度，從而有充分的時間進行貨物采購和配送。

　　七、銷售跟進

　　采購到位，配送到位之后并不是已經(jīng)“萬事大吉”了，其實還有大量的后續(xù)工作。

　　一方面協(xié)調(diào)管理部門，進行新品樣的折價變賣、更新，對于剛到庫的非新品類要盡快通知銷售。另一方面則是由采購部跟進，對非常暢銷產(chǎn)品要作好隨時采購補庫準備，對于滯銷產(chǎn)品，要協(xié)調(diào)廠家或供貨商進行調(diào)價或跟進相應的促銷活動。對于殘次機，要迅速協(xié)調(diào)廠家或供貨商按相應的流程進行處理，或者調(diào)換或者折賣等。再者，還要督促銷售部門作好銷售品類的統(tǒng)計，根據(jù)統(tǒng)計情況進行采購指標的考核分析，從而為下一次采購提供詳細且準確的信息依據(jù)。