莫忽視應(yīng)收賬款管理

現(xiàn)如今，一些業(yè)內(nèi)企業(yè)為了增加銷售業(yè)績，占據(jù)更多的市場份額，不惜采取賒銷的手段讓利于客戶，使得應(yīng)收賬款增多、壞賬增加，現(xiàn)金的回流速度降低，甚至出現(xiàn)資金鏈斷裂的現(xiàn)象。本文以S公司為案例，來談?wù)劶译娖髽I(yè)的應(yīng)收賬款管理問題。

附：S公司是國內(nèi)規(guī)模較大的集凈水器研發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的現(xiàn)代高新科技企業(yè)，其產(chǎn)品的市場口碑和銷售量都非常不錯(cuò)。在凈水器行業(yè)激烈的競爭角逐中，S公司不斷擴(kuò)大自己的生產(chǎn)規(guī)模和銷售規(guī)模，銷售記錄不斷被打破，應(yīng)收賬款增速也大幅度上漲，長賬齡的應(yīng)收賬款比重加大，回收速度減慢，種種現(xiàn)象表明S公司的應(yīng)收賬款管理存在嚴(yán)重問題。

管理不善所產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)問題

管理責(zé)任不明確。

就目前S公司的應(yīng)收賬款管理而言，市場部門和財(cái)務(wù)部門對應(yīng)收賬款都有交集，但是責(zé)任的界定并不是很明確。市場部門工作人員主要負(fù)責(zé)爭取客戶資源，和客戶對接簽訂合同。在財(cái)務(wù)人員要求其催收欠款時(shí)負(fù)責(zé)跟蹤欠款回收，但不是主要責(zé)任。

財(cái)務(wù)部門工作人員主要負(fù)責(zé)會計(jì)核算，例如，對應(yīng)收賬款的確認(rèn)和計(jì)量、分析應(yīng)收賬款賬齡、核銷已發(fā)生的壞賬、確認(rèn)最終應(yīng)收賬款賬面余額等，當(dāng)發(fā)現(xiàn)長賬齡欠款時(shí)及時(shí)提醒并協(xié)助銷售人員追收欠款?？梢钥吹?，財(cái)務(wù)部門更多的是關(guān)注事后管理，即在應(yīng)收賬款產(chǎn)生之后對應(yīng)收賬款賬面的單純計(jì)量，這種管理具有嚴(yán)重的滯后性，無法起到防止和控制的作用。

另外，應(yīng)收賬款日常定期對賬也是非常必要的，在收回賬款之前定期對賬可以起到催促客戶還款的作用，但是在S公司崗位操作指引里并沒有明確由財(cái)務(wù)部還是市場部負(fù)責(zé)，定期對賬不能落實(shí)可能造成客戶延遲還款，如果金額出現(xiàn)差錯(cuò)也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)改正，這些都對最終回收欠款產(chǎn)生不利影響。公司財(cái)務(wù)部門有權(quán)利對市場部門簽訂的合同進(jìn)行審核，但是在實(shí)際操作中，財(cái)務(wù)人員并不會看銷售合同具體內(nèi)容，而只是在合同上加蓋公司財(cái)務(wù)章，不能起到監(jiān)督作用。

催收制度不合理。

首先，催收人員不明確。S公司沒有明確規(guī)定應(yīng)收賬款的事后追回是由銷售人員還是財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)，一般情況下是銷售人員負(fù)責(zé)，但是公司并沒有制定完整的催收程序，也沒有采取措施保障欠款收回。

其次，沒有妥善保管催收憑證。在催收客戶歸還賬款時(shí)需要出示相關(guān)收據(jù)，憑證丟失或信息不完善很有可能就會成為客戶拒絕還款的理由。S公司經(jīng)常出現(xiàn)因?yàn)楣ぷ魅藛T失誤在傳遞發(fā)票時(shí)遺失的情況，而且出現(xiàn)過因?yàn)殚L時(shí)間滯留票據(jù)忘記掛賬的狀況。

最后，催收方式不正確。針對不同的情況應(yīng)該采取不同的催收方式，但S公司并沒有明確規(guī)定催收方式，當(dāng)銷售人員催收失敗時(shí)并沒有采取專門的催賬機(jī)構(gòu)及法律訴訟來催收。

合同管理制度不完善。

按照S公司規(guī)定，銷售人員要與客戶簽訂銷售合同。但是其公司并沒有制定完善的合同制度，也沒有嚴(yán)格按照合同執(zhí)行，銷售人員經(jīng)常會降低標(biāo)準(zhǔn)，甚至不簽訂銷售合同。一旦客戶沒有及時(shí)還款或者沒有償還能力時(shí)，公司只能將這筆賬作為壞賬來處理，由于合同制度不完善帶來的風(fēng)險(xiǎn)全部轉(zhuǎn)嫁給了S公司承擔(dān)。

舉個(gè)例子來說，S公司規(guī)定對于先發(fā)貨后收款的業(yè)務(wù)，增值稅專用發(fā)票開票的前提必須是拿到匯款單，但日常工作中很多客戶要求先開具增值稅發(fā)票，銷售人員為了維持與客戶的關(guān)系經(jīng)常提前開票，而由于公司合同制度的不完善，其銷售合同中并未增設(shè)相關(guān)保護(hù)條款，客戶一看沒有了束縛條件就會延長還款時(shí)間，造成該筆賬款長期留在賬面上成為呆賬壞賬。

員工專業(yè)素質(zhì)低。

財(cái)務(wù)、銷售、行政，公司的應(yīng)收賬款管理主要就依靠這些人員，應(yīng)收賬款管理需要很強(qiáng)的專業(yè)性，他們又有自己的本職工作需要投入大量精力，因而很難將應(yīng)收賬款管理工作做好。

銷售員的考核方式不對。

銷售人員的考核激勵(lì)制度不應(yīng)僅將銷售額作為考核指標(biāo)，應(yīng)收賬款回收金額也是考核因素。而S公司的考核體系更多的是注重銷售額完成的情況，銷售人員的工資直接與完成的任務(wù)量有關(guān)，沒有達(dá)到業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)要扣工資甚至免職，對于應(yīng)收賬款回收金額、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)沒有考核，造成銷售人員對應(yīng)收賬款不敏感，從而盲目銷售導(dǎo)致應(yīng)收賬款過多。

明確責(zé)權(quán)有效解決應(yīng)收賬款

明確應(yīng)收賬款管理職責(zé)。

S公司目前的組織結(jié)構(gòu)沒有信用管理部門，可以在目前的機(jī)構(gòu)設(shè)置基礎(chǔ)上將客戶信用管理暫時(shí)放在市場系統(tǒng)中，為了跟市場總部區(qū)分開，可以在市場系統(tǒng)下設(shè)立二級部門——信用部，并直接歸財(cái)務(wù)總監(jiān)管理，這樣既和市場總部分開又獨(dú)立于財(cái)務(wù)部，不會產(chǎn)生交叉管理的混亂情況。明確市場部、財(cái)務(wù)部、信用部三方各自的責(zé)任，管理職責(zé)清晰后便于相互監(jiān)督，各個(gè)部門之間也能起到相互制約作用，同時(shí)還要各部門的協(xié)調(diào)配合。各部門應(yīng)收賬款管理的主要責(zé)任如下表所示：

加上應(yīng)收賬款回收金額、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等相關(guān)指標(biāo)，但是考核指標(biāo)要控制在合理范圍內(nèi)，不能過度依賴應(yīng)收賬款相關(guān)指標(biāo)，如果難度系數(shù)太大反而會打消員工追回貨款的積極性，應(yīng)該在保證企業(yè)完成績效目標(biāo)的前提下，使員工利益最大化。

可以將激勵(lì)與考核機(jī)制設(shè)置為：按應(yīng)收賬款賬齡或者應(yīng)收賬款逾期天數(shù)為標(biāo)準(zhǔn)來計(jì)算，把賬齡分為不同的區(qū)間，再結(jié)合公司應(yīng)收賬款金額的具體情況和公司薪酬的狀況來設(shè)計(jì)相應(yīng)的比例，在不同的區(qū)間按不同的比例扣除薪酬。該措施是為了引導(dǎo)與應(yīng)收賬款管理相關(guān)的部門正確合理運(yùn)用信用管理，將信用額度控制在合理范圍內(nèi)，從而降低企業(yè)發(fā)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。

提升員工素質(zhì)。

市場部、財(cái)務(wù)部、信用部所有員工都了解應(yīng)收賬款管理的相關(guān)知識，以對其進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。比如，針對市場部的銷售員和信用部人員，催收賬款是他們工作中很重要的一部分，而且催收賬款要講究技巧不能盲目催收，掌握了催收要領(lǐng)就可能事半功倍。基于此，可以對這兩個(gè)部門人員進(jìn)行貨款催收技巧的培訓(xùn)。另一方面，要提升工作人員在銷售和收款環(huán)節(jié)對票據(jù)和發(fā)票的判斷能力，避免低級錯(cuò)誤帶來不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

完善合同管理制度。

完善的合同管理制度可以降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)增強(qiáng)自我法律保護(hù)意識。S 公司應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)板的合同，在執(zhí)行過程中全程監(jiān)控，減少因合同產(chǎn)生的糾紛。

1）制定標(biāo)準(zhǔn)版本合同

首先應(yīng)將結(jié)算方式、信用條件、還款日期等列入銷售合同，并在格式上要求符合規(guī)范的署名，要明確規(guī)定懲罰措施、違約責(zé)任、違約賠償金，以及合同發(fā)生變更時(shí)貨款的回收時(shí)間和方式等。之后征集公司各部門意見，進(jìn)行補(bǔ)充。然后交給公司的信用部，由相關(guān)法律人員進(jìn)行審核，之后執(zhí)行。客戶認(rèn)為有不合理或者侵犯客戶合法權(quán)益時(shí)，可以向公司提出申請重新審核。

2）結(jié)算條款和方式

不同結(jié)算方式的主體不一樣，存在的信用風(fēng)險(xiǎn)也不一樣，S公司要盡量選擇利于自己的結(jié)算方式，因此在合同中要明確規(guī)定采用哪種結(jié)算方式來償還賬款。但是也要具備一定的靈活性原則，例如，在合同中規(guī)定某客戶的結(jié)算方式為銀行匯票，按照規(guī)定不能改變，客戶應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求執(zhí)行，但是在出現(xiàn)特殊情況客戶銀行匯票付款有困難時(shí)，可以向信用部門反應(yīng)，經(jīng)過核實(shí)確實(shí)是存在困難，可允許客戶改變結(jié)算方式，另外需核查客戶是否有不良記錄在案，判斷其是否有惡意拖延時(shí)間的嫌疑。

3）存檔、跟蹤管理

在銷售合同簽訂完成后，由銷售人員將合同交給信用部審核，審核通過后將原件留在信用部并備份存檔，銷售人員保管備份合同。信用部及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，按照合同中規(guī)定的購買方義務(wù)要求來監(jiān)督，把生成法律效力的文字作為監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，并安排專門人員負(fù)責(zé)，將合同中規(guī)定的約束條款錄入客戶信用管理系統(tǒng)中，用于及時(shí)了解客戶還款情況。同時(shí)將該部分信息同步傳輸?shù)娇蛻粝鄬?yīng)的應(yīng)收賬款系統(tǒng)中，一旦客戶還款超過規(guī)定時(shí)間系統(tǒng)就會做出提示，便于跟蹤了解客戶的支付情況和執(zhí)行情況等。不僅利于信用部對應(yīng)收賬款的日常管理，還可以方便市場分析人員和銷售人員對客戶信用情況的查詢。

4）懲罰、保護(hù)措施

應(yīng)在合同條款中明確指出違約后果，用法律保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。比如，明確指出違反規(guī)定結(jié)算日期應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的后果：條約規(guī)定客戶被允許的付款時(shí)間是60天，現(xiàn)金或者銀行匯款方式支付，如果在這個(gè)規(guī)定時(shí)間內(nèi)客戶沒有按時(shí)還款，超過30天仍未收到款項(xiàng)，S公司會以催款函的形式通知客戶，并規(guī)定在從超過付款之日第一天起，每天按照欠款金額的0.2%繳納滯納金，通知客戶后仍未還款則采取訴訟權(quán)利，通過法律途徑實(shí)施追索權(quán)。由于向法院起訴需要一定的訴訟成本，要結(jié)合欠款金額的大小綜合考慮是否訴訟，但是合同條款里必須要加入該項(xiàng)條款，警示客戶明確違約責(zé)任。

加強(qiáng)事后催收賬款。

當(dāng)客戶沒有按時(shí)還款時(shí)，催收人員需要及時(shí)催收，但也要講究催收技巧。針對客戶不同的情況催收的方式也不一樣，客戶信用正常沒有違約記錄的采用一般催款方式，惡意延期還款就采用強(qiáng)制催款方式。針對客戶反映的強(qiáng)烈程度，S公司可分別采取以下方法催收。

1）對接的銷售人員催收。銷售人員上門催收是一般的催收方式，這種方式用于客戶還款時(shí)間逾期不長的情況。采取這種方法的原因有兩點(diǎn)：一是客戶在下訂單和簽合同時(shí)一直都與當(dāng)時(shí)的對接人員洽談，在催收賬款時(shí)由該工作人員上門催收更容易被客戶接受，在之前的工作接觸中有了解，存在一定的感情基礎(chǔ)。二是對接的銷售人員是當(dāng)事人之一，對自己接手的工作比較熟悉，對之前談的條件比較了解，能夠直接進(jìn)入主體，和客戶溝通時(shí)不會因?yàn)樾畔⒉粚ΨQ而招反感。

2）信用部門催收。對接銷售人員沒有催收成功時(shí)，公司信用部應(yīng)出面解決，信管部是調(diào)查客戶資信情況的部門，對客戶各方面了解的比較全面，容易找到客戶的優(yōu)缺點(diǎn)，必要時(shí)可以找到客戶的弱點(diǎn)作為換取條件，從而找到追回貨款的突破口，但是這種方式風(fēng)險(xiǎn)比對接銷售人員催收的風(fēng)險(xiǎn)大。

3）借助專門的要賬機(jī)構(gòu)。在正常的催款沒有結(jié)果時(shí)，可以考慮相對強(qiáng)硬的手段，通過支付傭金的方式依靠要賬機(jī)構(gòu)要賬，但是這種方式成本高，建議在欠款金額比較大而且有較大把握收回欠款的情況下采用，并盡量減少開支。

4）法律訴訟。訴訟是強(qiáng)制手段，這種方法優(yōu)點(diǎn)在于追回欠款的幾率大，但是成本也比較高，而且采用法律途徑還款的客戶基本是經(jīng)營出現(xiàn)問題，確實(shí)沒有資金還款，所以在訴訟之前信管部門要對客戶做深入調(diào)查，如果客戶確實(shí)已經(jīng)無力償還可以放棄起訴。